سر نجاح الاجتماعات

الوحدة : 13-1-2021

يُعد نجاح أي مؤسسة مرهوناً بنوعية تفاعل مجموع أفرادها كما أن التحضير الجيد لأي اجتماع و إدارته بدقة يُوفر إطاراً مناسباً لتبادل الآراء والأفكار الجديدة إضافة إلى إلهام كل الأعضاء ورفدهم بالنظرة الداخلية الثاقبة وكذلك الثقة بالنفس الراسخة مع التزامهم بمستويات أعلى من الأداء وتحقيق النقاط كمفتاح ذهبي لجني الأرباح ومجمل أشكال الامتيازات، وتعريفاً يمكن وصف مُصطلح كلمة اجتماع بأنه عبارة عن تجمع إداري أو عملي أو مهني أو تجاري أو علمي بشكل منظم بين اثنين أو أكثر من الأفراد وهناك أيضاً العديد من أنواع الاجتماعات وكذلك أنماط الناس الذين يحضرونها ويمكن تطبيق قواعد الإدارة الناجحة على كل اجتماع لأن المبادئ واحدة ونفس القواعد تنطبق على الجميع مع اختلاف الأدوار المرسومة، ومن المفيد فعلياً رسم خطوات كل اجتماع خطوة خطوة في كل مرحلة بدءاً من التخطيط إلى التحضير إلى المتابعة إلى التحليل إلى التقييم على أساس جملة مبادئ إدارية واضحة أثبتت نجاحها وفاعليتها.

ما من مؤسسة أو منشأة أو شركة يُمكن لها العمل بفعالية دون عقد اجتماعات حتى يتم التمكن من بحث المشاكل وسُبل حلها، ومع تسليم العالم وإقراره واقعياً لأنماط الاقتصاد المعتمد على مجالي المعلومات والخدمات فالاجتماعات توفر بحق المزيد من المجالات المميزة للمشاركة أكثر من ذي قبل، ولفهم أهمية الاجتماعات فيجب التطرق إلى عناوين الأعمال التي تخدمها وتُوجز فيما يلي:

- اتخاذ القرار السريع: تُعد الاجتماعات الفعالة وسيلة ثمينة لجمع الأشخاص لمناقشة وحلّ واتخاذ قرار مناسب لأي مسألة مؤثرة و ذات فاعلية مجتمعية أو اقتصادية.

- نشر المعلومات: يمكن تمرير قدر كبير من المعلومات على شكل مُذكرات مكتوبة ضمن جو الاجتماع المُشجع على التواصل وتبادل الأفكار المقدمة والمعلومات المعروضة على بساط البحث.

- التغييرات الداخلية: عند النية في تبني أي اتجاه جديد أو سياسة عمل مغايرة فهناك حاجة إلى عقد اجتماع للتشاور في ماهية الإجراءات المنوي اتخاذها لتكون النتيجة النهائية للتغيير ناجحة وموفقة.

- التغييرات الخارجية: أصبح التغيير في بيئة العمل الخارجي للمؤسسات سريعاً جداً بحيث بات هناك حاجة ملحة جداً لمشاركة معلومات خارجية ضرورية حول طبيعة كل منافس وكذلك جو الاقتصاد العام و التغطية الإعلامية لسوق و نوعية المنتجات وتجمع الاجتماعات المنتظمة نوعية مميزة من المعلومات من كل الأقسام المختلفة مما يسمح بعرض الصورة المكتملة لكل من يتأثر بالقرارات الصادرة أو التغييرات المتخذة.

- تبادل الآراء والخبرات: يُمكن لكل اجتماع المساعدة على المزيد من التطوير للأفكار المطروحة مع تشجيع التعليق على مجمل الملاحظات المُسجلة والمتداولة مما يساهم بالخروج بطرق جديدة وأفكار مبتكرة لحل مشاكل لم يسبق أن طُرحت من قبل، وبهذا تتفجر وتتولد أفكار مفاجئة تقنية وعملية في مدى قصير من الوقت.

- تطوير فريق العمل: يُمكن للاجتماع أن يكون وسيلة للتخلص من أي شكوك أو مخاوف من المجهول وهذا يُساعد على المنافسة والعمل في عمل واحد ومشترك إضافة إلى تطوير الاحترام المتبادل والتفاهم العقلاني بين الجميع.

تعود أسباب فشل العديد من الاجتماعات إلى عوامل عديدة يمكن اختصارها فيما يلي:

- انعدام وضوح هدف الاجتماع: فبدون وجهة نظر مشتركة للقصد من الاجتماع يُصبح من الصعب إدارة دفة قيادة الاجتماع ويُسدل ستار الغموض على أبرز الأهداف الحقيقية له.

- التخطيط السيء للاجتماع والتحضير الضعيف: يكون ذلك من خلال خُلوه من البرمجة الفعالة والملخص الملائم للبرنامج العملي المُخطط للغرض من ذلك الاجتماع.

- عدم ضرورية الاجتماع: فمن غير التفكير بالسبب الحقيقي للاجتماع سيتولد شعور بعدم الرضى والإحباط وكذلك الإحساس بإضاعة الوقت وهدر الجهد على شيء ليس ذي قيمة ملموسة.

- تعطيل الاجتماع: فالمقاطعة الدائمة وصدى ونبرات الأصوات الخلفية والخارجية تُعطل جو الاجتماع وتُفسد استمرارية روحية النقاش وتُولد نوعاً من التداخل المزعج والتشويش السلبي.

- غياب الأشخاص المطلوب حضورهم وحضور من هو غير مناسب لهذا الاجتماع: إن حضور الكثير يكبح النقاش الصريح والحوار الحر ومن جهة أخرى فحضور القليل قد يُعطي وجهة نظر أو تبني رأي لا يُمثل مزاجاً وقبول الأغلبية في معالجة مشكلة أو مسألة قيد البحث والنقاش، ولهذا فيجب تحديد دعوة الحضور لأشخاص لهم الأهمية والسلطة في اتخاذ القرار والقدرة على تنفيذه.

- عدم تطبيق مبدأ الرجل المناسب في المكان المناسب: حيث يجب التأكد من قدرة مدير الاجتماع و القائم عليه على حُسن القيام فعلاً بالدور المطلوب منه لأن الضعف والفشل في إدارة أي اجتماع سيبعث شعوراً بالامتعاض والإحباط وفقدان الأمل، وعليه فيجب تطوير مهارات مدير الاجتماع من ناحية الحساسية لحاجات ومشاعر الحضور مع البراعة في تحديد بنية النقاش وإدارة عملية التفاعل داخل الاجتماع وكبح جماح كل ميل وخروج عن السيطرة للمواضيع المُتفق على نقاشها سلفاً كون خروج النقاش عن سير المواضيع المجدولة يُقلل من فرص التوصل إلى اتخاذ القرارات المناسبة والضرورية، ولا بد هنا من الانتباه إلى الأُسس المبدئية للاجتماعات الناجحة والمُوجزة في:

- معرفة الغرض من الاجتماع والنتائج المرغوبة منه.

- برنامج الإطار العملي الذي يعتمد عليه تنظيم الاجتماع.

- دعوة الخبراء ومن له بُعد نظر للمشاركة بالحضور كون لهم القدرة على المساهمة بطريقة إيجابية.

- المتابعة بتسجيل كل القرارات المتخذة وكذلك نقاط العمل كي يرى الجميع كل ما هو مطلوب منهم.

- التلخيص بكل وضوح لكل ما تحقق وما قد تم الاتفاق عليه مستقبلاً.

تُقسم أنواع الاجتماعات إلى:

- تثقيفية لإعطاء وتلقي مجمل المعلومات وتنسيق النشاطات وتسجيل التقدم نحو الأهداف.

- استشارية لحل الاعتراضات وإعلام الناس بالتغيرات وكل اتجاه نشاط جديد.

- تخطيطية كوسيلة لإبقاء التفكير العام مُركزاً على تحقيق نتيجة مرغوبة وخاتمة مطلوبة.

- نمط المفاوضات للوصول إلى اتفاق أو عقد أو تسوية لإيجاد حلول مشتركة يُتفق عليها.     

وعموماً يجب أن يكون أي اجتماع مبنياً على مجموعة مسائل واضحة نسبياً للنقاش من حيث الترتيب المنطقي للمواضيع وكذلك التوازن بين ما هو مُلح وما هو ضروري والحصول على بيئة نقاش صريح و مُكتمل الأهداف ومُحدد الخيارات ومُعرف للعقبات أمام التقدم والمضي قُدماً.

د. بشار عيسى


طباعة   البريد الإلكتروني