الأرشــفة الإلكترونيــة.. تعريفــاً واصطلاحــاً

العدد: 9410

الخميس : 22-8-2019

 


تطلق تسمية الأرشيف على الوثائق المتعلقة بتاريخ عائلة أو شخص أو مجموعة ومع التطور أصبح معناها يدل على مجموع الوثائق الخارجة عن التداول والمخزنة عند شخص ما في مكان معين، ويقسم الأرشيف إلى قسمين: الأرشيف العام والأرشيف الخاص.
الأرشيف العام: يتكون من مختلف الوثائق التي تنتجها أو تتصل بها هيئات الأحزاب والدولة والجماعات المحلية.
أما الأرشيف الخاص: يتكون من مختلف الوثائق التي يحوزها الأشخاص أو العائلات أو المؤسسات والمنظمات غير الحكومية.
وفي علم الحوسبة، يتم تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى ب (ملف) وكلمة (ملف) بشكل عام تعرف أحياناً بـ (أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية) وأحياناً بـ (مستندات رقمية) ومصطلح (أرشيف إلكتروني) يعني ملف معلومات يُقسم إلى سجلات وحقول أي صفوف وأعمدة كما هو الحال في الجداول، أما مصطلح (مستندات رقمية) تعني ملف معلومات لا يحكمه معيار تصنيف محدد.
وفي عالم اليوم الأرشفة الإلكترونية هي (عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة على الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي).
أحياناً يتم الخلط بين مصطلحي أرشيف إلكتروني ومستندات رقمية، على سبيل المثال، (المستند الرقمي) هو نص تم إنشاؤه باستخدام برامج معالجة النصوص، ولكن لا يتم تنظيم البيانات به داخل جدول.
كانت للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة، فبعد ظهور الشبكات المحلية وشبكات الإنترنت دخلت تطبيقات الأتمتة في المؤسسات العامة والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقة جميعها.
وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الشبكات السريعة تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أي نقطة متصلة بشبكة الإنترنت في أي مكان من العالم، وبذلك أمكن تقنياً معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبة في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافياً، تماماً كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد دون أن يخسروا أي ميزة من سهولة استخدام الوثائق الورقية أو مصداقيتها: وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجرى ضمن بنية إلكترونية بحتة، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق.
ومع توجه المؤسسات نحو اعتماد السجلات الالكترونية كان لابد للمؤسسات الأرشيفية من مواكبة هذا التطور التقني الهام، فقد أنشأ المجلس التقني للأرشيف ICA في أواسط السبعينات لجنة للأتمتة أصدرت توجيهات إرشادية لتطوير المناهج التعليمية بما يكفل إدماج دراسة تطبيقات الأتمتة في المؤسسات الأرشيفية، وفي عام 1993 تأسست لجنة السجلات الإلكترونية في المجلس الدولي للأرشيف ICA، وقد أعدت هذه اللجنة ثلاث دراسات طرحتها في ندوة استشارية عام 1996 ثم نشرتها بعد إقرارها رسمياً لتصبح من الوثائق المعتمدة لدى المجلس.
أما عيوب الأرشفة الإلكترونية فقد يحتوي الأرشيف الإلكتروني – المحفوظ داخل جدول- على معلومات عن عدد محدود من العناصر لكنه ليس الحل الأمثل لفهرسة المعلومات.. على سبيل المثال: حين يتم إدراج عدد كبير من الفئات (الحقول) في بعض الأحوال للوصول للعناصر (السجلات) الجديدة يجب تكرار بيانات تم إدراجها بالفعل مما يتسبب في ما يسمى بـ (التكرار)، لهذا السبب، يوجد أنظمة أخرى لتخزين البيانات تعرف بـ (قواعد البيانات).

ريم جبيلي

 


طباعة   البريد الإلكتروني